أمام رفوف كتب مرتبة بدقة في مكتبها في برشلونة، تروي سيسيليا ديلجادو مولينا، السكرتيرة التنفيذية للجمعية الدولية لعلم الاجتماع، تجربة لا تُنسى حدثت على الجانب الآخر من العالم، خلال العام الأول من توليها منصبها.
انتهى بنا الأمر بدفع ثمن غرف فارغة. ولأن الناس كانوا يقطعون مسافات طويلة لحضور لقاءات شخصية، لم يحضروا الجلسات الهجينة التي يُجريها المتحدثون عبر شاشة في الموقع.
تشير سيسيليا إلى مؤتمر هجين عقد في أستراليا عام 2023، وهو تجربة ISA في التحول إلى الهجين. "بعد ذلك المؤتمر، شعرنا أكثر من أي وقت مضى أن الجمعية الدولية للمحاسبين القانونيين بحاجة إلى تغيير عميق."
كان الطريق أمامنا شاقًا. تأسست الجمعية الدولية لعلوم الفضاء (ISA) عام ١٩٤٩، وبدت أساليبها راسخة الجذور في القرن العشرين. ومع ذلك، في عام ٢٠٢٣، وتحت قيادة الرئيس واللجنة التنفيذية، بدأت الجمعية تتصور تحولًا رقميًا، نعم، ولكنه ثقافي أيضًا. كان هناك إدراك لضرورة إعادة صياغة تفكير الجميع.
سيسيليا عالمة اجتماع مكسيكية، ارتبطت مسيرتها المهنية طويلًا بشبكات البحث العالمية التابعة لـ ISA. ترأس أمانة الجمعية، وهي فريق متخصص ملتزم بدعم رسالة وأنشطة ISA. كُلّفت الأمانة بتنفيذ رؤية التحول الرقمي هذه، والتي تشمل: بناء مجتمع مترابط رقميًا، وتحسين خدمات الأعضاء، ودعم شبكات البحث العالمية التابعة لـ ISA. الهدف النهائي هو تطوير جمعية ذات استراتيجيات رقمية مستدامة تركز على المستخدم، وتعكس التزامًا بالشمولية وإمكانية الوصول والتعاون العالمي.
كانت الخطوة الأولى التي اتخذتها الأمانة العامة حاسمة: كان لا بد من التخلص من أرشيفات الأوراق التابعة للجمعية الدولية للأرشيف! في عام 2024، أوقفت الجمعية أرشفة الورق، مع وجود جميع المواد الجديدة الآن في بوابة الأعضاء عبر الإنترنت المصممة خصيصًا لها. بعد ثلاثة أشهر مكثفة من الهجرة، جلبت هذه البوابة تجديدات أسهل للعضوية، ودفعات في الوقت الحقيقي، وموارد رقمية مباشرة إلى أيدي الأعضاء.
لقد كانت بداية جيدة، لكن سيسيليا كانت تعلم أن الاختبار الحقيقي لمدى نضج ISA الرقمي يكمن في إعادة تصور كيفية تعاون الأعضاء وتعلمهم وتواصلهم مع الجمعية.
عندما مشروع رحلات ISC الرقمية عُرض على 11 عضوًا من أعضاء ISC الخضوع لتدريب مُوجّه حول التحول الرقمي، فانتهزت سيسيليا الفرصة. كان التحدي المُلح الذي واجهته ISA هو تصميم ندوة إلكترونية بالكامل لعام 2026. كانت سيسيليا تُدرك أن التجارب السابقة لم تُفلح، مثل المؤتمر الهجين المذكور سابقًا، والذي بدا وكأنه عالمان مُتصادمان بشكلٍ سيء. بالنسبة لـ ISA، سيسمح عقد الندوة إلكترونيًا بالكامل بتمثيل أكبر من المناطق ذات الأغلبية العالمية.
كان الدعم الملموس الذي سعت إليه سيسيليا وفريقها من المجموعة هو بناء الثقة للمضي قدمًا في البحث عن شركاء فنيين مناسبين لهذه الندوة الإلكترونية بالكامل. كانوا بحاجة إلى مساعدة في صياغة طلب تقديم عروض.
على مدى ثلاث جلسات مع مدرب متخصص، تم تصور طموحات ISA في طلب تقديم عرض يحمل وعدًا بتجمع رقمي أكثر اتصالاً وتفاعلًا. ساعد مدرب ISA الفريق على ترجمة الاحتياجات التقنية المعقدة إلى متطلبات واضحة. بحلول يونيو 2025، طلب تقديم العروض وقد تم نشر هذه الدراسة، حيث استقطبت مقترحات من شركاء التكنولوجيا في جميع أنحاء العالم.
بالنظر إلى المستقبل، ترى الأمانة العامة أن ندوة 2026 الإلكترونية تُعدّ أهم خطوة حتى الآن للجمعية الدولية للفيزياء الفلكية. ورؤيتها شاملة ومقنعة: نتوقع تنوعًا أكبر، لا سيما من المناطق التي عادةً ما تكون أقل تمثيلًا. سيفتح هذا المجال أمام الباحثين الذين لا يستطيعون تحمل تكاليف السفر بسبب المناخ أو التكلفة أو المشاكل الصحية.
صورة جماعية تجمع رئيس الجمعية الدولية لعلم الاجتماع، جيفري بليرز، والأمينة التنفيذية للجمعية، سيسيليا ديلجادو-مولينا، وموظفي الأمانة العامة للجمعية، ومتطوعين محليين في المنتدى الخامس للجمعية الدولية لعلم الاجتماع في الرباط، المغرب (2025). حقوق الصورة: © الجمعية الدولية لعلم الاجتماع.
أثناء العمل على طلب تقديم العروض، ظهر أمر غير متوقع. "في البداية، اعتقدنا أننا كنا نحاول فقط معرفة المنصة التي يجب اختيارها،" تقول سيسيليا. "ولكن ما ظهر كان أكبر من ذلك بكثير، وهو عبارة عن مجموعة أدوات واضحة ومنظمة يمكن أن تساعد منظمة مماثلة تواجه نفس حالة عدم اليقين الرقمي."
تقدم هذه المدونة دليلاً مفصلاً مُصمماً لمساعدة المؤسسات العلمية على تخطيط وتنظيم مؤتمرات إلكترونية فعّالة. يُقدم الدليل طريقة عملية للتفكير في كل مرحلة من مراحل تنظيم فعالية رقمية أو هجينة، بدءاً من تحديد هدفك، ومروراً بإشراك المشاركين، ووصولاً إلى ترسيخ الإرث الذي ستتركه.
تُقدّم مجموعة الأدوات الناتجة خارطة طريق واضحة لاستضافة فعاليات شاملة عبر الإنترنت. أولًا، تتطلب وضوحًا: لماذا يُعقد المؤتمر؟ كيف يبدو النجاح الحقيقي؟ بعد ذلك، يتحول الاهتمام إلى المشاركين الذين سوف يشاركون: من هم حقا؟ وينطبق هذا بشكل خاص على الجماهير العالمية المتنوعة، حيث إن مواقعها ولغاتها والحواجز التي تواجهها تؤثر في تشكيل ما يتم بناؤه.
ثم تأتي الجوانب العملية. اختيار المنصة المناسبة، وتصميم صيغ الجلسات التي تلبي احتياجات الأعضاء، وتصميم مساحات مدروسة للتفاعل الحقيقي. تُقرّ سيسيليا، بانفتاحها المعهود: نحن علماء اجتماع، ولكن حتى نحن كنا بحاجة إلى تذكير بأن التفاعل الحقيقي لا يحدث من تلقاء نفسه. علينا تهيئة الظروف المناسبة له عمدًا.
إن الخطوة الحاسمة التي غالبًا ما يتم التغاضي عنها هي الركيزة الأخيرة في مجموعة الأدوات، وهي القياس والإرث. ما الذي نجح وما الذي لم ينجح؟ كيف سنتعلم ونتطور في المرة القادمة؟
النتيجة هي نهج منظم لتخطيط المؤتمرات، مبني على واقع الجمعية الدولية للعلوم، ويمكن للهيئات العلمية الأخرى في جميع أنحاء العالم التكيف معه بسهولة.
ولعلّ الدرس الأعمق الذي استخلصته سيسيليا من هذه الرحلة هو فكرة أن التغيير يُمارس باستمرار. فهي تشجع فريقها على اعتبار كل قرار بمثابة تجربة صغيرة، تسترشد بأسئلة مثل: هل هذا يناسب أعضائنا؟ إن لم يكن كذلك، كيف يُمكننا تعديله؟ وقد طبق الفريق هذه العقلية والنهج في مشروع إعادة تصميم موقع إلكتروني، حيث يعملون حاليًا على اختيار مورد له. وتأمل أن يُصبح تحويل النظرة إلى الأعضاء كمستخدمين رئيسيين للأدوات مبدأً توجيهيًا يُدمج في عملية صنع القرار.
انتقلت مسيرة الأمانة العامة من الأمل في ملء قاعات المؤتمرات الفارغة، إلى التركيز بشكل فعّال على الاحتياجات الإنسانية الحقيقية لأعضاء الجمعية الدولية لعلم الاجتماع والمجتمعات التي يخدمونها. ومع استمرار الجمعية في تنمية منظومتها الرقمية، فإنها تحمل في طياتها شعورًا متجددًا بالهدف ووعدًا: لن نترك أي عالم اجتماع خلفنا.
الصورة: المؤتمر العالمي لعلم الاجتماع الهجين التابع للجمعية الدولية لعلم الاجتماع، ملبورن، أستراليا، 2023. حقوق الصورة: © الجمعية الدولية لعلم الاجتماع.
اقرأ المزيد عن المنظمات العلمية في العصر الرقمي 
اقرأ المزيد عن نهج يركز على الأشخاص لبناء المسارات الرقمية 
اقرأ المزيد عن أداة للتخطيط لمؤتمر عبر الإنترنت أو مؤتمر هجين 
اقرأ المزيد عن أداة لتحسين تجربة المستخدم في مؤسسة علمية 
