عند إدارة منظمة علمية، غالبًا ما تكون التجمعات التي تجمع الباحثين وصانعي السياسات والأعضاء وأصحاب المصلحة الآخرين ضرورية. وتُعقد هذه التجمعات بشكل متزايد عبر الإنترنت.
يمكن للمؤتمرات الإلكترونية المُصمَّمة جيدًا أن تُوسِّع نطاق الوصول، وتُخفِّض التكاليف والانبعاثات، وتُشرك أصواتًا غالبًا ما تُستثنى من الفعاليات الحضورية. إلا أن تحقيق ذلك يتطلَّب وقتًا وخبرة.
يستند هذا الدليل إلى أمثلة حقيقية من المنظمات العلمية ويقدم عملية منظمة مكونة من ستة أجزاء لدعم تصميم المؤتمرات عبر الإنترنت والهجينة مع وضع الوضوح والمساواة والتأثير في الاعتبار.
الهدف من هذه الأداة هو مساعدة منظمي الفعاليات على التفكير بشكل عملي حول ما يتطلبه الأمر لتقديم مؤتمر جذاب وشامل عبر الإنترنت أو مؤتمر هجين.
ويتكون من ستة أقسام:
يجمع كل قسم رؤىً رئيسيةً وأوراق عمل لمساعدة فريق التنظيم على اتخاذ القرارات. يمكن العمل عليه من البداية إلى النهاية، أو الانتقال مباشرةً إلى القسم الأكثر أهمية.
كيفية استخدامه
تعمل الأداة بكفاءة متساوية سواءً كان هناك مُنظِّم واحد أو فريق عمل. إذا كنت تعمل ضمن فريق، فاستخدم أوراق العمل كمحفزات للمناقشة.
التخطيط لمؤتمرك عبر الإنترنت
خيارات استخدام المستند:
بعد الانتهاء من الأداة
بمجرد اكتمال الدليل، سيتم تحديد غرض الحدث ونطاقه وتصميمه بشكل واضح.
يتم دمج قوائم المراجعة العملية والقرارات المتخذة في مكان واحد، مما يبسط عملية إحاطة الشركاء أو البائعين أو المتطوعين ويدعم تقديم حدث عبر الإنترنت يبدو مقصودًا وجذابًا.
سواءً لاجتماع متخصص صغير أو مؤتمر هجين كبير، تُساعد هذه الأداة على خلق تجارب تتجاوز مجرد سلسلة من المحاضرات والعروض التقديمية. فهي تدعم بناء فعاليات حيوية وشاملة وجديرة بالحضور.
لمزيد من الإرشادات حول بناء المهارات في الأدوات الرقمية وطرق العمل، يرجى الاطلاع على تعزيز النضج الرقمي: مجموعة أدوات عملية للمنظمات العلمية.
إقرار بالتمويلأُعدّت هذه المجموعة بناءً على تجارب أحد عشر عضوًا من أعضاء المجلس الدولي لدعم التنمية (ISC) الذين شاركوا في المشروع، بدعم من المركز الدولي لبحوث التنمية (IDRC). الآراء الواردة هنا لا تُعبّر بالضرورة عن آراء المركز الدولي لبحوث التنمية أو مجلس محافظيه.
اقرأ المزيد عن المنظمات العلمية في العصر الرقمي 
اقرأ المزيد عن رؤية جديدة لندوة بلا حدود 
اقرأ المزيد عن نهج يركز على الأشخاص لبناء المسارات الرقمية 
اقرأ المزيد عن أداة لتحسين تجربة المستخدم في مؤسسة علمية 
