في منتصف الصباح في كينغستون، وبينما كان ريكاردو جودي، قائد فريق أنظمة المعلومات الإدارية، يخرج من غرفة الاجتماعات في مركز أبحاث الطلاب في جامايكا، كان يفكر في رحلته المهنية وما الذي ألهم عمله حتى الآن.
أتمنى أن تصبح جامايكا دولةً متقدمةً تكنولوجيًا، وأسعى جاهدًا لتحقيق ذلك. وقد تشرفتُ بالمساهمة في تحسين كيفية تعامل مجلسٍ مؤثرٍ مثل مجلس البحوث الاجتماعية مع الظروف الراهنة.
عمل ريكاردو في المجال الرقمي على مدار العشرين عامًا الماضية، أمضى منها عامًا ونصفًا في مركز أبحاث العلوم والتكنولوجيا (SRC). وبصفته المؤسسة البحثية الرائدة في جامايكا، يقدم المركز خدمات متنوعة، تشمل دعم البحوث للقطاع الزراعي، وتطوير المنتجات واختبارها، بالإضافة إلى منشأة تجريبية لتصنيع الأغذية، حيث يمكن للشركات إنتاج نماذج أولية أو منتجات لدخول السوق. ويشرف ريكاردو، بصفته رئيسًا تنفيذيًا للمجلس، على تنفيذ الحلول التكنولوجية التي تهدف إلى تحسين الكفاءة وتقديم الخدمات.
فريق نظام المعلومات الإدارية في مجلس البحث العلمي في جامايكا. من اليسار: تا-فون مارش، فالنسيا براون، رومان برايان، ريكاردو جودي، تشينيل كلارك.
لماذا الرقمية ولماذا الآن؟
لدى مجلس البحوث الاجتماعية رؤية واضحة للنمو الرقمي، لا سيما في مجال تجديد البنية التحتية وإدارة البيانات. وقد أُحرز تقدم ملحوظ حتى الآن، وكان آخرها إشراف ريكاردو على تحسين تواصل المجلس داخليًا ومع العالم الخارجي. وقد قاد مبادرات لتطوير أنظمة الشبكات التي تُحسّن سرعة وأمان وموثوقية البيانات المتبادلة بين مختلف إدارات المجلس. كما أعاد فريق إدارة نظم المعلومات تصميم الموقع الإلكتروني للمجلس لتحسين التواصل مع الجمهور، ودمج التحليلات لفهم جمهوره بشكل أفضل.
مشروع ISC المنظمات العلمية في العصر الرقمي جاء ذلك في وقتٍ كانت فيه شركة SRC تُفكّر استراتيجيًا في تقليل الاحتكاك في كيفية تعاملها مع عملائها والتعلّم منهم. كجزءٍ من هذه المجموعة، كان هناك الكثير مما كان بإمكانهم التركيز عليه. مع ذلك، اختاروا إعطاء الأولوية لقسمٍ واحدٍ من أعمالهم يُدرّ إيراداتٍ كبيرة: مصنع التجارب. هنا، يبيعون الوقت لاستخدام منشأتهم الحاصلة على شهادة ISO، حيث يمكن للعملاء الحضور بنماذج أولية للإنتاج والاختبار.
حاليًا، للاستفادة من منشأة المصنع التجريبية، يتعين على العملاء الحجز يدويًا. وقد تسببت عملية الجدولة هذه في تكرار الحجوزات، مما أدى إلى انخفاض الكفاءة وسوء تجربة العملاء. ويتمثل التحدي الأكبر في غياب الشفافية. فلا توجد طريقة سهلة لمعرفة متى تتوفر المعدات، أو كيفية إدارة الجدول الزمني بمرونة. بالانضمام إلى مشروع ISC، طلب ريكاردو وفريقه إرشادات حول كيفية تحديث هذه العملية وإدخال نظام حجز آلي عبر الإنترنت. بالنسبة لشركة SRC، سيسمح الحجز السلس باستخدام مدروس جيدًا لمنشأتهم، وتحقيق إيرادات أكثر قابلية للتنبؤ.
اتجاه السفر
ومن خلال مشروع ISC، تعرف ريكاردو على منهجيات جديدة ساهمت في توسيع آفاقه.
لطالما ركزتُ على التكنولوجيا؛ كيفية تشغيلها، وكيفية تشغيلها، كما يوضح ريكاردو. "لكنني الآن أفكر في مستخدميها، وكيفية تفاعلهم معها، وكيف ستنسجم مع سير عملهم. هذا هو التغيير الحقيقي."
شجعته الجلسات على اتباع نهجٍ يتضمن إشراك أصحاب المصلحة مُبكرًا، وفهم تجارب المستخدمين، ودمج الملاحظات في المراحل المُناسبة للمشروع. وقد أثّر هذا التحوّل في طريقة تفكيره على نهجه في نظام الحجز الجديد للمصنع التجريبي. فبدلًا من بناء النظام بالكامل دفعةً واحدة، اختار ريكاردو وفريقه التنفيذ على مراحل، بدءًا من الحد الأدنى للمنتج القابل للتطبيق (MVP).
قررنا البدء بمشروع صغير والتوسع تدريجيًا. بهذه الطريقة، يمكننا التكيف والحصول على ملاحظات في كل مرحلة، كما يوضح ريكاردو.
صُممت هذه الاستراتيجية لتبسيط عملية التنفيذ، مع تقليل مقاومة الموظفين من خلال إشراكهم في المراحل المبكرة من العملية. وفي هذا السياق، عمل ريكاردو على خطة لإدارة التغيير تتضمن مشاركة منتظمة للموظفين في مراحل التطوير.
أُطلع ريكاردو أيضًا على الأهمية الحاسمة للتصور. سواءً من خلال تصوّر المشروع بأكمله على السبورة، أو تدوين المتطلبات المحددة لكل مرحلة، أصبح يُدرك الآن أن الوضوح أساسي لتجنب الأخطاء. كلما تعمق في التصور، سهّل عليه تحديد الفجوات وضمان التوافق.
إن نهج MVP يسمح لهم أيضًا بتجنب الأخطاء المكلفة.
"أردنا التأكد من أننا نبني شيئًا يرغب المستخدمون في استخدامه بالفعل"، كما يقول ريكاردو.
رؤية ريكاردو بعيدة المدى لـ SRC واضحة: نظام بيئي تكنولوجي يركز على المستخدم، حيث تتطور الأدوات الرقمية باستمرار لتلبية احتياجات الموظفين والعملاء على حد سواء. الهدف النهائي هو إنشاء SRC مترابط رقميًا، حيث تتكامل الأنظمة الداخلية والخدمات الموجهة للعملاء بسلاسة.
بينما يعمل ريكاردو وفريقه على وضع اللمسات الأخيرة على نظام حجز المحطة التجريبية، يخططون بالفعل للخطوات التالية للاستراتيجية الرقمية الأوسع نطاقًا في مركز إس آر سي. ومن أهم ركائز هذه الاستراتيجية رقمنة الأصول المادية، ويتوقع ريكاردو أن يُمهّد هذا المشروع الطريق لجهود الرقمنة المستقبلية.
بمجرد تشغيل النظام بكامل طاقته، يأمل ريكاردو أن يُمهّد الطريق لدمج أدوات الذكاء الاصطناعي وتحليلات البيانات، مما يُحسّن التعلم وخدمة العملاء. وهو يُطالب فريقه بالفعل بالتفكير في كيفية استخدام هذه البيانات لتحسين مرونة عملياتهم وسرعة استجابتها.
"أريد أن نواصل تبني التحول الرقمي بما يناسبنا. نوع التكنولوجيا التي أرغب في تطويرها هي تلك التي تُسهّل حياة الناس"، يختتم ريكاردو حديثه.
إقرار بالتمويلأُنجز هذا العمل بمنحة من المركز الدولي لبحوث التنمية (IDRC)، أوتاوا، كندا. الآراء الواردة هنا لا تُمثل بالضرورة آراء المركز الدولي لبحوث التنمية أو مجلس إدارته.
اقرأ المزيد عن المنظمات العلمية في العصر الرقمي 
اقرأ المزيد عن رؤية جديدة لندوة بلا حدود 
اقرأ المزيد عن أداة للتخطيط لمؤتمر عبر الإنترنت أو مؤتمر هجين 
اقرأ المزيد عن أداة لتحسين تجربة المستخدم في مؤسسة علمية 
